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Il sistema informativo a
supporto del Global Service
Solitamente il sistema informativo è fornito, nella prima applicazione di un Global Service,
dall’Assuntore.
Essendo comunque legato al patrimonio immobiliare, la proprietà del sistema (proprietà giuridica e gestionale), rimane sempre
della Committenza: è infatti il Committente che deve gestire l’interno processo attraverso il sistema informativo.
Proprio per questo motivo è bene che le caratteristiche del sistema siano specificate quanto più dettagliatamente già in fase di
richiesta di offerta (o quantomeno all’atto dell’implementazione del sistema stesso).
E’ necessario stabilire quali dati raccogliere, a quali
costi e l’utilizzo degli stessi, nonché il livello di
approfondimento della raccolta, i criteri organizzativi e gestionali delle informazioni.
Oltre alla proprietà la Committenza deve garantirsi, nel capitolato, la
futura disponibilità del sistema informativo per tutta la durata del contratto e la facoltà di ottenerne
eventuali modifiche che si rendessero necessarie.
L’importanza di implementare un valido sistema informativo non ricade solamente sulla raccolta, più o meno puntuale, dei
dati relativi al patrimonio
immobiliare, ma, se gestito correttamente, è lo strumento cardine per il
controllo delle attività esternalizzate.
L’esperienza insegna che i sistemi informativi preconfezionati non riescono a supportare le esigenze amministrative specifiche: è bene quindi progettarne la
struttura (internamente o con l’ausilio di
consulenti esterni).
Partecipare alla progettazione dello strumento informativo consente alla Committenza un maggiore controllo sulla sua futura efficacia, ma anche un’opportunità per acquisire utili capacità gestionali dello stesso. |
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