Le attività preliminari
ad un contratto di Global Service
Caratteristica fondamentale del Global Service è l’esternalizzazione dei processi manutentivi relativi ad un patrimonio immobiliare.
Per la Committenza è quindi primario definire nel dettaglio i processi da esternalizzare, sia per quanto riguarda le attività di programmazione che per gli aspetti esecutivi.
Tra queste attività si può annoverare innanzitutto l’approntamento di
un’anagrafica puntuale del patrimonio oggetto del Global Service, al fine di conoscerlo sia quantitativamente che qualitativamente.
In particolare l’attività istruttoria in questo senso si può articolare in quattro categorie:
- anagrafe localizzativa (ubicazione, identificazione, consistenza degli immobili);
- anagrafe tecnica (tipologie costruttive, storia manutentiva, stato conservativo; costi manutentivi);
- anagrafe funzionale (destinazioni e modalità d’uso, tipologia di utenza);
- anagrafe amministrativa (titolo d’uso, contratti di fornitura).
Altre attività tipicamente oggetto del contratto comprendono il monitoraggio dello stato fisico e prestazionale degli immobili facenti parte del patrimonio e le conseguenti fasi di pianificazione, programmazione e progettazione degli interventi manutentivi.
Ovviamente andrà poi inclusa l’esecuzione degli interventi stessi e il controllo periodico delle componenti sottoposte agli interventi.
Di fondamentale importanza per la realizzazione di un progetto manutentivo in regime di Global Service è la progettazione e la gestione di una centrale di smistamento delle richieste di intervento. Solitamente configurata come call center questa struttura avrà il compito di ricevere e coordinare le richieste manutentive.
Relativamente all’esigenza di rendicontazione puntuale delle attività manutentive sarà poi da progettare e da implementare un sistema informativo informatizzato a supporto, controllo e gestione di tutte le fasi operative e finanziarie.
Sempre nella fasi preliminari sarà bene da parte della Committenza definire i parametri per il controllo gestionale. Questi indicatori potranno derivare da un’analisi dei costi sostenuti negli anni immediatamente precedenti, nonché da un’analisi del mercato (benchmarking).
Si dovranno inoltre definire gli interventi da eseguirsi sotto programmazione, quelli a seguito di risultanze predittive e quelli a seguito di chiamata. E, in relazione a ciò, si dovranno impostare i criteri procedurali per autorizzare le richieste e l’avvio degli interventi stessi.
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