L’esigenza di un maggiore controllo dell’avanzamento delle pratiche e di una maggiore comunicazione verso l’utente sono stati alcuni tra i motivi che hanno spinto l’Ufficio Manutenzione e Gestione Servizi dell’Area 07 a realizzare il sistema IGS.

La Provincia di Genova, in seguito all’applicazione della Legge 23/96 ha acquisito competenza relativamente alla manutenzione edile ed impiantistica di circa 90 edifici scolastici.. L’elevata quantità di richieste di intervento che pervengono ogni giorno appesantiva decisamente il lavoro di ufficio (archiviazione, smistamento, rilevazione dati...) a scapito di quello tecnico; inoltre era presente il rischio che alcune pratiche potessero essere momentaneamente dimenticate.

Il sistema, già operativo nell’Area 07, offre agli utenti (istituti di istruzione secondaria superiore della Provincia e utenti degli altri edifici di proprietà provinciale) la possibilità di utilizzare Internet sia per effettuare le proprie richieste di intervento manutentivo, sia per conoscere l'andamento di tali richieste. 
Inoltre grazie a questo sistema si ha l’archiviazione automatica su database di tutte le richieste e delle loro fasi di attuazione.

IGS incrementa l’efficienza e soprattutto la trasparenza dell'operato dell'ufficio nei confronti degli utenti, oltre ad ottenere una riduzione dei tempi di gestione delle pratiche e la possibilità di accedere ad una grande quantità di dati da parte dei responsabili degli edifici.

La gestione della manutenzione attraverso il web

Gli utenti utilizzano un sito web sia per effettuare le proprie richieste di intervento manutentivo, sia per conoscere l'andamento di tali richieste.
In tal modo si offre all'utente la possibilità di interagire direttamente con l'amministrazione (l'utilizzo dell'e-mail riduce i tempi di consegna tradizionali, l'utilizzo di moduli già predisposti per la compilazione rende più semplice e rapida l'operazione di richiesta intervento).

La maggiore innovazione sta nella possibilità di seguire l'iter procedurale della richiesta. Ogni utente autorizzato possiede una password con la quale può effettuare la richiesta e successivamente collegarsi per vedere a quale fase la stessa sia pervenuta.
Per accedere al servizio è necessario identificarsi con username e password. 

Gli utenti autorizzati appartengono a tre possibili profili: 

• Profilo Responsabile edificio
  È l’utente che richiede l’intervento (responsabile dell’edificio) che avrà l’accesso all’inoltro della richiesta manutentiva, alla visualizzazione dello stato di avanzamento della stessa e all’archivio di tutte le richieste effettuate, oltre ad informazioni numeriche e grafiche relative agli edifici di sua competenza.
   
• Profilo Ispettore
  E’ l’addetto che ha il compito di ricevere le richieste manutentive, accettarne e verificarne la validità, assegnare uno stato manutentivo, occuparsi dell’esecuzione e aggiornare gli step nell’iter della richiesta fino alla sua conclusione.
   
• Profilo Amministratore 
  E’ il profilo che gestisce il sistema, definisce user e password di accesso, attribuisce i legami tra l’utente e il patrimonio immobiliare e tecnologico soggetto delle richieste manutentive.

Il menu che si presenta agli utenti è semplice e chiaro. 
L’utente all’interno della sezione “Richieste manutentive” può scegliere se:

1. richiedere un intervento;
2. consultare i calendari e gli esiti degli interventi di manutenzione programmata;
3. verificare l’andamento di richieste effettuate in precedenza;
4. esaminare l’archivio degli interventi già conclusi dall’inizio del servizio.

Nel caso 1) dovrà decidere inoltre se richiedere una manutenzione ordinaria (riparazione), un preventivo per ripristino di atto vandalico o una riqualificazione/nuova installazione.
All’interno della sezione “Patrimonio” l’utente può visualizzare i disegni del suo edificio (planimetrie e prospetti) in formato .dwg grazie al visualizzatore web di Autocad, oltre ad informazioni di tipo patrimoniale.
All’interno della sezione “Profilo Utente” potrà modificare la sua password e i dati relativi alla sua anagrafica (nome, cognome, indirizzo, telefono, e-mail , ecc…).

Effettuazione della richiesta

Di seguito è illustrata una scheda per la richiesta di manutenzione ordinaria. Tutti i dati relativi all’utente e agli edifici saranno caricati automaticamente dal sistema, sulla base della user di accesso, per cui l’utente dovrà scrivere una quantità di dati minima, con un notevole risparmio di tempo: l’edificio tra quelli di sua competenza, il Referente, la descrizione dei lavori necessari e la localizzazione

A seconda del tipo di manutenzione richiesta (ordinaria o preventivo in seguito ad atto vandalico o riqualificazione) il sistema smista automaticamente i dati via e-mail a chi di competenza.
Le centrali operativa del Global Service e della Provincia ricevono immediatamente una mail con i dati della richiesta, una copia della quale, come conferma di trasmissione e ricevimento, viene inviata anche al richiedente, arricchita di un link tramite il quale potrà visualizzare direttamente lo stato di avanzamento della pratica. In questo modo l’utente può controllare in ogni momento se la sua richiesta sta procedendo oppure i motivi per cui è stata sospesa, con la garanzia quindi che nessuna richiesta rimanga inevasa. 
Intanto gli addetti che hanno ricevuto la richiesta valutano come e quando intervenire, affidano l’attività ad un tecnico incaricato e aggiornano continuamente lo stato di avanzamento. 
Per rendere operativo questo sistema è stato necessario studiare approfonditamente le procedure interne e realizzare un database basato sulle stesse. Tale database diventa progressivamente l'archivio delle richieste in formato digitale ed è interrogabile per qualsiasi tipo di statistica e controllo. Diventa quindi un utilissimo strumento di analisi e programmazione.

La manutenzione programmata

Il secondo modulo che è stato inserito in ordine di tempo, dopo quello riguardante le richieste di manutenzione, riguarda gli interventi di manutenzione programmata periodica. Da questa sezione l’utente e gli addetti visualizzano le tipologie e le date previste per gli interventi, nonché l’esito finale degli stessi. E’ possibile inoltre segnalare urgenze e modificare le date a seconda delle esigenze. 

La reportistica

Il sistema contiene svariati report predefiniti per agevolare il lavoro di controllo, analisi e rendicontazione delle attività.
E’ possibile inoltre realizzare report personalizzati selezionando i campi di interesse e filtrandoli a seconda delle esigenze.
I dati non sono tutti ugualmente accessibili, ma a seconda del profilo utente (operatore provincia, preside, amministratore del sistema), chi si collega ha accesso ad insiemi di dati differenti, alcuni dei quali modificabili e altri no.

Patrimonio – i disegni degli edifici

In attesa della piena integrazione del Sistema S.I.G.E. gli utenti e gli addetti dell’Ente hanno a disposizione in IGS, su Internet, tutte le planimetrie, alcuni dati di tipo patrimoniale, di consistenza delle strutture, di caratteristiche costruttive e di impianti tecnologici.
Tali dati a regime troveranno infatti collocazione nel modulo Anagrafe Edilizia.
Allo stato attuale si dispone di una serie di tavole (piante e prospetti) accessibili dagli utenti. La visualizzazione avviene tramite l’utilizzo del visualizzatore gratuito Volo View di Autodesk. E’ questa l’unica installazione che viene richiesta all’utente per visualizzare i disegni. 
In VoloViewExpress sono presenti alcuni dei comandi tipici di Autocad: Zoom, Pan, la possibilità di gestire i layer, di stampare, di salvare su disco fisso, di cambiare i colori, ecc..
Sulle piante sono visibili tutti i dettagli di tipo impiantistico ed architettonico (ma possono essere non visualizzati “spegnendo” il corrispondente layer).

Conclusioni

Già si sono descritte le caratteristiche di trasparenza e comunicazione che il sistema offre agli utenti. In particolare si vogliono mettere in evidenza come principali punti di forza la semplicità di utilizzo, la velocità e la capacità di riunire tutti i dati relativi alla manutenzione in un unico sistema informativo e gestionale, accessibile tramite Internet. 
Dal punto di vista informatico il sistema non necessita di particolari installazioni (a esclusione di VoloViewExpress se l’utente desidera visualizzare i disegni) e l’aggiornamento avviene in modo automatico tramite il server. Il formato dei dati è perfettamente compatibile con gli standard più diffusi.

Alcuni numeri sul sistema

Attivo dal: 1° Febbraio 2002 
Numero di edifici gestiti: 147 
di cui edifici scolastici: 88
Numero di richieste di intervento all’anno: circa 6000
Numero di interventi di manutenzione programmata all’anno: circa 3200

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